Portál smluv

Zadání

Smlouva vznikala v šabloně ve Wordu. Někdo do ní přepsal údaje zákazníka, vyexportoval PDF, poslal e-mailem, čekal. Zákazník vytiskl, podepsal, naskenoval, poslal zpátky. Někdo jiný ten sken uložil do sdílené složky — když si vzpomněl — a ručně přeťukal údaje do CRM.

Na každém tom kroku se něco ztrácelo. Stav smlouvy neexistoval nikde jako údaj, jen v hlavách lidí a ve vláknech e-mailů. Otázka „poslali jsme to už, nebo ne?“ se zodpovídala prohledáváním pošty. A protože se text šablony kopíroval ručně, časem kolovalo několik verzí, které se nenápadně lišily.

Řešení

Portál, kde smlouva vznikne, odejde a vrátí se podepsaná — a všechno mezi tím se stane samo.

Smlouva začíná dokumentem, ne prázdným formulářem. Obchodník nahraje podklad od zákazníka — vyúčtování nebo stávající smlouvu — a model z něj vytáhne, co potřebuje: jméno a adresu, identifikátor odběrného místa, spotřebu, stávajícího dodavatele. Formulář se předvyplní a člověku zbude kontrola místo opisování. Každé takové čtení se zaznamenává, takže u sporného pole je dohledatelné, odkud se hodnota vzala.

Šablony a mapování klíčů. V nastavení se nahraje PDF šablona a její pole se svážou s klíči jako {{klient.nazev}} nebo {{cena.celkem}}. Při vystavení se hodnoty doplní z dat v portálu. Nová varianta smlouvy je tak úloha pro člověka, který ji bude používat, ne požadavek na vývojáře.

Podpis přes DigiSign. Hotová smlouva odejde zákazníkovi k elektronickému podpisu přes API. Nikdo nic netiskne ani neskenuje a zákazník nemusí nic instalovat.

Webhook dotáhne zbytek. Jakmile je podepsáno, přijde z DigiSignu notifikace a portál na ni zareaguje sám: přepne stav smlouvy, nahraje podepsaný dokument i přílohy na Google Disk do složky zakázky a založí záznam v CRM. Mezi podpisem a archivem nestojí žádný člověk, na kterého by se čekalo.

Přehled nad celým provozem. Dashboard ukazuje, kolik smluv je rozpracovaných, kolik čeká na podpis a kolik je hotových — v čase i v rozpadu na jednotlivé stavy. Otázka „jak jsme na tom tento měsíc“ má odpověď na jedné obrazovce.

Čtyři role. Obchodník vystavuje vlastní smlouvy, backoffice je zpracovává napříč obchodníky, manažer vidí čísla za celý tým a admin spravuje šablony a uživatele. Šablona je společný jmenovatel všech smluv, takže sáhnout na ni smí jen ten, kdo za ni odpovídá.

Jak je to postavené

Jádro je stavový automat nad jednou smlouvou: rozpracováno → odesláno k podpisu → podepsáno → archivováno. Každý přechod má svou příčinu — akci uživatele nebo zprávu zvenčí — a bez ní se stav nezmění.

Zajímavá část je ta poslední. Webhook je cizí systém, který vás zavolá, kdy se mu hodí — klidně dvakrát za sebou, klidně ve chvíli, kdy je Google Disk nedostupný. Naivní implementace v takové situaci buď založí smlouvu v CRM dvakrát, nebo první chyba shodí celý zbytek řetězu a podepsaný dokument zůstane viset nikde.

Proto je zpracování rozdělené na kroky, které jdou opakovat bez následku, a stav se posouvá až po potvrzeném dokončení každého z nich. Když Disk zrovna neodpoví, smlouva zůstane podepsaná a čekající na archivaci — ne rozpadlá napůl.

Výsledek

Cesta od vystavení smlouvy k jejímu záznamu v CRM se obešla bez jediného ručního kroku. Stav každé smlouvy je údaj v portálu, ne odhad z e-mailové schránky, a podepsané dokumenty končí na jednom místě pokaždé, ne jen když si na to někdo vzpomene.

0

ručních kroků mezi podpisem a archivem

4

role s odstupňovanými právy

3

systémy propojené jedním webhookem

1 šablona

pokryje celou řadu smluv díky mapování klíčů